صورت‌جلسه بازسازی: با مسئول و مهلت پایان دهید.

صورت‌جلسه خوب ابزار اقدام است، نه متن کامل گفت‌وگو.

آنچه تیم بررسی، تصمیم، واگذار و برای گام بعد لازم کرده ثبت کنید. جزئیاتی را که به تحویل پروژه کمک نمی‌کند کنار بگذارید.

در هر جلسه از دستور و شماره‌گذاری ثابت استفاده و سند را سریع توزیع کنید. صورت‌جلسه جای اخطار رسمی، تأیید، دستور تغییر، قرارداد، نقشه، بازرسی یا روش ایمنی را نمی‌گیرد.

۱. با اطلاعات جلسه آغاز کنید

پروژه، شماره جلسه، تاریخ، ساعت، محل یا لینک، مدیر جلسه، نویسنده، حاضران، غایبان دعوت‌شده و فهرست توزیع را بنویسید. تاریخ جلسه بعد را نیز اضافه کنید.

۲. دستور جلسه تکرارپذیر داشته باشید

1. صورت‌جلسه قبلی و اقدام‌های باز.
2. کار تکمیل‌شده از جلسه قبل.
3. کار بعدی، ترتیب و محدودیت برنامه.
4. دسترسی، ساکنان، تحویل، قطع خدمات، حفاظت و نظافت.
5. پرسش طراحی، انتخاب، نمونه و تأیید.
6. توضیح دامنه، تغییر پیشنهادی، هزینه و وضعیت مجوز.
7. بازرسی، مدارک، کیفیت و فهرست نواقص.
8. اقدام جدید، ریسک و جلسه بعد.

۳. اقدام قابل بستن بنویسید

هر اقدام به شماره ثابت، خروجی دقیق، یک مسئول و مهلت نیاز دارد. «بحث درباره کاشی» کافی نیست؛ «مالک نمونه T-03 را تا ۱۴ سپتامبر پیش از سفارش تأیید کند» روشن است. موارد باز را تا تکمیل منتقل کنید.

۴. گفت‌وگو را از تصمیم جدا کنید

تصمیم نهایی، تصمیم‌گیرنده، تاریخ و سند پشتیبان را ثبت کنید. اگر تصمیمی انجام نشد، اطلاعات کم و مهلت را بنویسید. اثر هزینه یا زمان باید وارد روش رسمی تأیید شود.

۵. دقیق و محدود توزیع کنید

بی‌طرفانه بنویسید، منبع نظر تخصصی را مشخص و اطلاعات شخصی یا امنیتی اضافی را حذف کنید. پیوست محرمانه را علامت بزنید و فقط برای افراد مجاز بفرستید.

۶. ارسال و پیگیری کنید

سند را سریع بفرستید، دفتر تصمیم و اقدام را به‌روز، فایل‌ها را پیوست و مسئول غایب را مطلع کنید. همراه دفتر تصمیم و گزارش روزانه استفاده کنید.