هم‌زمان با پایان کار، سوابق را نیز کامل کنید.

نتیجه را با دامنهٔ مصوب بررسی کنید.

بازدید نهایی نباید به حافظه متکی باشد. برآورد قیمت تأییدشده، تغییرات مکتوب، جدول مشخصات پوشش‌های نهایی، نقشه‌ها، دستور کار و یادداشت‌های قبلی نواقص را همراه داشته باشید.

تمام محدوده‌های درگیر را با ترتیبی ثابت بازدید کنید. نصب، عملکرد، هم‌راستایی، پرداخت، نظافت، برچسب‌ها، برداشتن حفاظت‌ها، نخاله، مسیرهای دسترسی، فضاهای مشترک و اقلامی را که قرار بود باقی بمانند بررسی کنید. از کار تکمیل‌شده از زاویه‌های تکرارپذیر عکس بگیرید و تصاویر را به نشانی، واحد، دستور کار و تاریخ درست مرتبط کنید.

نواقص را به اقدام‌های واگذارشده تبدیل کنید

فهرست نواقص باید محل دقیق، اصلاح مورد انتظار، مسئول، نیاز دسترسی و تاریخ هدف را شرح دهد. هرجا عکس ابهام را کم می‌کند از آن استفاده کنید. کار قراردادیِ ناقص را از درخواست‌های جدید مالک و موارد نگهداری خارج از دامنهٔ پروژه جدا کنید.

پرونده را فقط به این دلیل که فعالیت اصلی ساخت‌وساز متوقف شده، تکمیل‌شده اعلام نکنید. هر نقص را تا رفع مستند یا تصمیم تأییدشده برای انجام‌ندادن آن پیگیری کنید. اگر ساکنان یا کارکنان ساختمان باید دسترسی بدهند، بازه‌ای روشن و شخص تماس را به آنان اعلام کنید.

بستهٔ تحویل نهایی را گردآوری کنید

• دامنهٔ مصوب، برآورد قیمت، سفارش خرید، دستور کار و همهٔ تغییرات مکتوب.
• صورت‌حساب‌های نهایی، بودجه‌های تخصیصی، اعتبارها، ودیعه‌ها و وضعیت پرداخت.
• سوابق مجوز و بازرسی مرتبط با کار واقعی.
• سوابق نیروهای تخصصی، از جمله گواهی پذیرش ESA هنگامی که کار برقی مشمول، بررسی ESA را با موفقیت گذرانده باشد.
• اطلاعات محصول، جدول مشخصات پوشش‌های نهایی، رنگ‌های نقاشی، جزئیات کف‌پوش، دفترچه‌ها، ضمانت‌نامه‌ها، دستورهای نگهداری و مصالح یدکی.
• عکس‌های پیش از کار، حین کار، تکمیل و نواقص که برای ملک برچسب خورده باشند.
• کلیدها، فاب‌ها، کدهای دسترسی، کنترل‌ها، اطلاعات شیرهای قطع، اطلاعات مدارهای برق و تماس‌های اضطراری که تحت تأثیر کار بوده‌اند.

فضا را به چرخهٔ بهره‌برداری بازگردانید

تأیید کنید آیا واحد یا فضا برای سکونت، اجاره، نظافت، چیدمان مبلمان، استفادهٔ ساکن یا پیمانکار بعدی آماده است. محدودیت‌های موقت، زمان‌های عمل‌آوری، تهویه، محصولات نظافتی، شیرهای قطع، تعویض فیلتر و رویه‌های ضمانت را توضیح دهید. کارکنان ساختمان، تیم‌های اجاره، ساکنان و فروشندگان را با یک پیام تکمیلِ هماهنگ به‌روز کنید.

برای آماده‌سازی بین دو مستأجر، تاریخ آمادگی برای اجاره و هر بازدید پیگیری را که ممکن است بر نمایش واحد یا اسباب‌کشی اثر بگذارد درج کنید. برای کار در فضای اشغال‌شده، بازگرداندن وسایل، خدمات و ترتیب‌های دسترسی را تأیید کنید.

سوابق پیمانکار را به‌روز کنید

اطلاعات معتبر بیمه و تأییدیهٔ تسویهٔ WSIB پیمانکار را در سابقهٔ فروشنده یا پروژهٔ مربوط نگه دارید. WSIB تأییدیهٔ تسویه را مدرکی می‌داند که نشان می‌دهد پیمانکار در زمان صدور ثبت‌شده و در وضعیت مطلوب است؛ این تأییدیه ممکن است تا 90 روز تقویمی اعتبار داشته و قابل تمدید باشد. بنابراین مدرکی که در آغاز پروژه معتبر بوده، ممکن است برای کارهای بعدی نیاز به به‌روزرسانی داشته باشد.

در تیم مدیریت ملک، یک مسئول برای بررسی تمدیدها، ضوابط نگهداری سوابق و به‌روزرسانی مدارک فروشندگان تعیین کنید. فرایند درست به سازمان، قرارداد و الزامات قابل اعمال بستگی دارد.

پرونده را برای آینده قابل استفاده کنید

مدارک را با الگویی ثابت نام‌گذاری و در جایی نگهداری کنید که کارکنان آیندهٔ ملک بتوانند آن‌ها را بیابند. یک ساختار مفید با نام ملک، واحد یا فضا، نوع پروژه و تاریخ تکمیل آغاز می‌شود. تاریخ انقضای ضمانت و یادآوری‌های نگهداری را به تقویم عملیاتی اضافه کنید، نه این‌که آن‌ها را درون یک فایل PDF یا رشتهٔ ایمیل رها کنید.

این راهنما را همراه با چک‌لیست دستور کار مدیر ملک استفاده کنید ←